Datenschutzerklärung

Stand: 27. Oktober 2026

Das Vertragsmanagement ist ein internes Werkzeug der Unternehmensgruppe zur Verwaltung von Verträgen, Fristen, Kosten und Genehmigungen. Es steht nur eingeladenen Mitarbeitenden der Gesellschaften der Gruppe zur Verfügung. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden – insbesondere Daten aus Ihrem Google-Konto.

1. Verantwortliche und Betreiber

Verantwortlich für die Vertragsdaten einer Gesellschaft ist die jeweilige Gesellschaft der Gruppe, für die Sie das Tool nutzen. Betrieben wird das Tool von:

Faktor100 GmbH
Arnsdorf 26, 02894 Vierkirchen
Vertreten durch: Sebastian Janus und Sebastian Heidrich
E-Mail: info@faktor100.com

Anfragen zum Datenschutz können Sie an diese Adresse richten; wir leiten sie bei Bedarf an die zuständige Gesellschaft weiter.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Nutzerkonto: Name und E-Mail-Adresse aus Ihrem Google-Konto, Ihre Gesellschaften und Rollen sowie der Status Ihres Zugangs. Weitere Profildaten speichern wir nicht.
• Vertragsdaten: Verträge, Fristen, Kosten, Genehmigungen, Zuständigkeiten und Notizen, einschließlich Anschrift und Ansprechperson der Vertragspartner.
• Personalverträge: Name, Personalnummer, Personio-Kennung und Vertragsdaten der betroffenen Mitarbeitenden. Diese Verträge sind immer vertraulich und nur für die Geschäftsführung und die beim Vertrag benannten Personen sichtbar.
• Protokolle: Änderungen an Verträgen und das Öffnen von Verträgen und Dokumenten werden mit Person und Zeitpunkt protokolliert, damit Entscheidungen nachvollziehbar bleiben. IP-Adressen speichern wir dabei nicht.
• Technische Daten: Beim Aufruf verarbeiten unsere Hosting-Dienstleister technisch notwendige Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt) in kurzlebigen Server-Logs.

3. Daten aus Ihrem Google-Konto

Das Tool greift nur mit den folgenden Berechtigungen auf Google zu. Jede Berechtigung wird erst angefragt, wenn Sie die zugehörige Funktion nutzen.

• Anmeldung (openid, email, profile): Wir erhalten Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, um Sie anzumelden und Ihrem eingeladenen Konto zuzuordnen.
• Google Drive (drive.file): Das Tool sieht nur Dateien, die Sie selbst über die Dateiauswahl auswählen oder die das Tool angelegt hat – keine anderen Dateien Ihres Drives. Gespeichert werden nur Metadaten (Datei-ID, Dateiname, Prüfsumme), nicht der Inhalt. Beim Hochladen wird die Datei nur zur Übertragung kurz zwischengespeichert und danach sofort gelöscht.
• Google Kalender (calendar.app.created): Das Tool legt einen eigenen Kalender „Vertragsfristen“ an und schreibt Fristen nur dorthin. Auf Ihre übrigen Kalender und Termine hat es keinen Zugriff. Einträge zu vertraulichen Verträgen und Personalverträgen erscheinen nur neutral als „Vertragsfrist“.

Die von Google erhaltenen Zugangsschlüssel werden verschlüsselt gespeichert und nie an Ihren Browser oder Dritte weitergegeben. Sie können den Zugriff jederzeit im Tool trennen oder in Ihrem Google-Konto unter myaccount.google.com/permissions widerrufen.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die das Tool von Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung („Limited Use“). Daten aus Google-Konten werden ausschließlich für die oben beschriebenen Funktionen verwendet, nicht verkauft, nicht für Werbung genutzt und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Menschen lesen diese Daten nur, wenn Sie zustimmen, es für die Sicherheit oder Fehlerbehebung nötig ist oder das Gesetz es verlangt.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten die Daten, um Verträge der Gesellschaften zu verwalten, Fristen zu überwachen, Sie an Fristen und Genehmigungen zu erinnern und Änderungen nachvollziehbar zu halten. Rechtsgrundlagen sind das berechtigte Interesse der Gesellschaften an einer ordnungsgemäßen Vertragsverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG) und gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

5. Empfänger und Dienstleister

• Supabase (Datenbank, Anmeldung) – Server in Frankfurt am Main.
• Vercel (Hosting der Anwendung) – Server in Frankfurt am Main.
• Google (Anmeldung, Drive, Kalender, Versand von Benachrichtigungen per Gmail).

Mit diesen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Soweit ein Anbieter seinen Sitz in den USA hat, erfolgt eine mögliche Übermittlung auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln. Richtet eine Gesellschaft Schnittstellen zu eigenen Systemen ein (Webhooks, Lese-API), werden Vertragsdaten an diese Systeme übermittelt – vertrauliche Verträge nur neutral, Personalverträge nie.

6. Cookies

Das Tool verwendet nur technisch notwendige Cookies für Ihre Anmeldesitzung. Es gibt kein Tracking, keine Analysewerkzeuge und keine Werbung.

7. Speicherdauer

Kontodaten speichern wir, solange Ihr Zugang besteht. Vertragsdaten und Protokolle werden archiviert und nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Google-Zugangsschlüssel löschen wir, sobald Sie die Verbindung trennen. Vertragsdokumente liegen ausschließlich im Speicher der jeweiligen Gesellschaft, nicht beim Betreiber.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO).